Informativa sulla privacy

Concyerge è l'applicazione con cui un condominio e chi ci abita si parlano: si segnala un guasto, si legge un avviso, si comunica la lettura di un contatore, si trova il numero da chiamare. Con lo stesso strumento l'amministratore affida un intervento a una ditta o a un professionista.

Questa pagina dice quali dati raccogliamo, perché, a chi arrivano e per quanto restano. È scritta per essere letta, non per essere firmata senza leggerla.

Versione 1.8 · 18 ottobre 2026

1 · Chi tratta i suoi dati

Roberto Silvestri — persona fisica, di seguito «Concyerge».

Per qualunque cosa riguardi i suoi dati può scrivere a office@concyerge.it. Risponde una persona.

Per i dati della vita del condominio il titolare è il suo condominio (vedi il §2), e chi lo rappresenta è il suo amministratore. Il condominio le consegna un'informativa sua, con il nome e il codice fiscale del condominio e il nome e i recapiti dell'amministratore: anche se lei non usa Concyerge. Se non l'ha ricevuta, la chieda all'amministratore o scriva a office@concyerge.it: le diciamo noi chi è il titolare dei suoi dati e come raggiungerlo, e lo facciamo sapere al condominio.

2 · Chi decide cosa: il condominio e noi

Questa è la parte che conta di più, e vale la pena leggerla anche se le informative di solito si saltano. Nei trattamenti di Concyerge i ruoli sono due, e non sono gli stessi per tutti i dati.

Concyerge non è un servizio a cui ci si iscrive. Si entra solo su invito di chi amministra il suo condominio, ed è l'amministratore che decide chi fa parte del palazzo, chi abita in quale appartamento e con quale ruolo.

Quello che decide il condominio, e che facciamo per suo conto

Per i dati che riguardano la vita del condominio chi decide finalità e modalità è il condominio, rappresentato dal suo amministratore pro tempore, che ne è il titolare del trattamento. Sono:

• chi abita dove, e chi sono i proprietari delle unità;
• le segnalazioni, i messaggi, le fotografie e i documenti;
• le letture dei contatori e la ripartizione delle spese, gli avvisi e la presa visione;
• le schede di lavoro e la comunicazione dei dati necessari alle ditte e ai professionisti che il condominio incarica;
• i dati di amministratori, agenti, referenti, ditte e operai nella misura in cui servono a gestire il condominio.

Concyerge mette a disposizione lo strumento e agisce come responsabile del trattamento per suo conto, sulla base di un accordo scritto che l'amministratore accetta in nome del condominio: l'Accordo sul trattamento dei dati, art. 28 GDPR. Dove invece l'amministratore tratta gli stessi dati per obblighi propri — la contabilità del suo studio, i registri che la legge gli impone di tenere — per quelli è titolare in proprio, e questa informativa non li riguarda.

Quello che decidiamo noi

Per ciò che serve a far esistere e funzionare il servizio, il titolare è Concyerge:

• l'account e le credenziali (come si accede, la password, il dispositivo registrato) e le email che li riguardano, come quella per reimpostare la password: servono al contratto di utilizzo che lei ha con noi (i Termini e condizioni);
• la prova di aver accettato i termini e di averle mostrato questa informativa;
• la sicurezza della piattaforma nel suo insieme, i registri tecnici degli accessi e la prevenzione degli abusi;
• la diagnostica degli errori dell'applicazione e del server (vedi il §5, «Sentry»);
• il rapporto con gli amministratori che usano il servizio (l'accettazione dell'accordo, gli obblighi fiscali).

⚠️ Alcune di queste cose toccano anche i dati del condominio, e lì valgono tutte e due le regole. Proteggere i dati di un condominio è un nostro obbligo verso di lui, scritto nell'accordo; e la diagnostica degli errori che capitano mentre la piattaforma lavora per il condominio la facciamo per suo conto (§5, «Sentry»). Le notifiche e le email che parlano delle cose del condominio — una segnalazione, un messaggio, un avviso, una scheda di lavoro — fanno parte dei trattamenti del condominio: noi le consegniamo.

In pratica

Se vuole sapere perché il suo indirizzo è in Concyerge, o chiedere che una segnalazione venga cancellata, il primo interlocutore è il suo amministratore, cioè il condominio. Se vuole sapere come custodiamo i dati, o esercitare un diritto sull'account, l'interlocutore siamo noi. In ogni caso può scrivere a noi: se la richiesta riguarda dati del condominio la inoltriamo a chi ne è titolare e glielo diciamo; la decisione su quei dati non è nostra.

3 · Che dati raccogliamo

Solo quello che serve a far funzionare le cose che vede nell'app. Niente di più.

Chi è lei

Nome, cognome, indirizzo email, numero di telefono e — se sceglie di metterla — una foto del profilo. Sono i dati con cui il suo amministratore la invita e con cui gli altri abitanti la riconoscono in una conversazione.

⚠️ Concyerge non offre account a persone di età inferiore a 18 anni (vedi il §10). L'app non chiede la data di nascita e non fa una verifica anagrafica dell'età.

Dove abita

Il condominio, la scala, l'interno e il suo ruolo nell'abitazione (proprietario, inquilino, ospite). Servono a mostrarle le cose del suo palazzo e non di un altro.

Insieme a questi teniamo anche lo storico di chi ha abitato quella casa nel tempo — persona, ruolo e periodo — utile quando una casa cambia proprietario o è usata per ospitare qualcuno. ⚠️ Ha una particolarità rispetto agli altri suoi dati: resta legato al suo nome anche dopo che ha lasciato il condominio (lo spieghiamo al §6). Oggi lo consulta solo chi lavora in Concyerge, per tenere in ordine il registro: il suo amministratore non lo vede dall'applicazione.

Se è proprietario: la scheda che l'amministratore ci affida

⚠️ Questa parte riguarda anche chi non ha mai usato l'applicazione.

Da dove arrivano i dati. Non li raccogliamo da lei. Li riceviamo dall'amministratore del condominio, che per legge tiene l'elenco dei proprietari e può caricare in Concyerge l'elenco delle unità che ricava dal suo programma di gestione (l'importazione dal gestionale). Nella scheda finisce quello che quell'elenco contiene.

Per ogni proprietario nasce una scheda con:

• nome e cognome, codice fiscale (o partita IVA, se è una società);
• la quota di proprietà e la quota di bilancio su ogni unità, e i dati catastali delle unità (sezione, foglio, particella, subalterno);
• l'indirizzo a cui l'amministratore le scrive;
• i numeri di cellulare, gli indirizzi email e le PEC che ha dato all'amministratore. Se l'elenco porta accanto a un recapito una nota — «figlia», «marito», «presso l'avvocato» — la teniamo accanto al recapito: dice di chi è davvero.

Quali sono necessari e quali no. La legge chiede all'amministratore di tenere il registro dell'anagrafe condominiale, con le generalità dei proprietari, il codice fiscale, la residenza o il domicilio e i dati catastali di ogni unità (art. 1130, n. 6, del codice civile): nome, cognome, codice fiscale, indirizzo e dati catastali della scheda sono quei dati. Le quote servono a ripartire le spese. I recapiti — cellulare, email, PEC — e le note accanto a loro non sono richiesti da quella norma: sono facoltativi, e se non ci sono la scheda esiste lo stesso. Cosa succede se un dato manca: senza un recapito non possiamo proporre all'amministratore di invitarla in Concyerge e non possiamo precompilarle il profilo; la sua posizione di proprietario non cambia. Per Concyerge non c'è nessun obbligo di fornire questi dati: ciò che la legge o il condominio richiedono al proprietario è un rapporto fra lei e il condominio.

Non teniamo la data e il luogo di nascita, né il telefono fisso, né il fax: non servono a gestire il condominio.

Le correzioni. Se l'amministratore corregge a mano un dato della scheda, teniamo traccia di chi l'ha corretto, quando, e del valore di prima e di dopo: chi amministra la vede nella cronologia della scheda. Teniamo inoltre, senza mostrarli, i valori che l'amministratore ha dichiarato sbagliati — per esempio un'email che non è sua — perché una nuova importazione dal gestionale non li rimetta. ⚠️ Un valore dichiarato sbagliato può essere il recapito di un'altra persona: non lo usiamo per nient'altro, e si cancella con la scheda.

⚠️ Le note libere accanto ai recapiti vengono dal suo elenco: non le chiediamo e non le guardiamo oltre quanto serve. Vedi l'avviso sui campi liberi più sotto.

A cosa serve la scheda: proporre all'amministratore chi invitare in Concyerge, e trovarle il profilo già compilato quando accetta l'invito. ⚠️ Nessun invito parte da solo: ogni mail la manda l'amministratore, a chi sceglie, quando vuole. Chi non accetta l'invito resta una scheda, e basta.

Le schede possono essere caricate prima che il condominio accetti l'accordo, per preparare il servizio. Se il condominio non lo accetta, dopo 30 giorni dall'importazione le schede diventano inaccessibili e dopo 60 giorni si cancellano.

Chi la vede: l'amministratore di quel condominio e chi lavora per lui, non gli altri abitanti — nemmeno gli altri proprietari — e non l'amministratore di un altro palazzo.

⚠️ Questa pagina non sostituisce la comunicazione che il condominio deve dare ai proprietari sul trattamento dei loro dati: quella è dell'amministratore, in nome del condominio. Questa pagina spiega come lavora Concyerge. Se lei è proprietario, non è mai entrato in Concyerge e non ha ricevuto quella comunicazione, ce lo scriva o lo chieda all'amministratore.

Se lavora per una ditta o è un professionista

Concyerge è usato anche da ditte, professionisti e operai che il condominio incarica di un intervento. Alcuni hanno un account, altri non lo hanno: un professionista inserito dal condominio come contatto riceve il lavoro per email, senza entrare in Concyerge.

I dati che teniamo:

• nome, cognome, email, telefono e, se la mette, una foto;
• la ditta di appartenenza (nome, indirizzo, partita IVA, recapiti, specializzazione e le note che chi la inserisce vi scrive) e il ruolo che ha al suo interno: responsabile o operaio;
• i lavori assegnati, e la loro cronologia;
• i messaggi che scrive nella chat di lavoro con l'amministratore, con gli allegati;
• i documenti e le foto che carica sul lavoro (preventivi, fatture, foto del lavoro);
• le chiamate, cioè giorno, ore e materiali di ogni intervento, che servono al responsabile della ditta per fatturare — l'amministratore del condominio non le vede;
• le notifiche che riceve su quei lavori.

Per le ditte e i professionisti senza account teniamo solo ciò che il condominio ha inserito nella sua rubrica: il nome, l'email, il telefono, l'indirizzo, la partita IVA e le note.

Questi dati servono a far arrivare il lavoro alla persona giusta e a far sapere al condominio chi lo sta facendo. Chi li ha inseriti è il condominio (o, per la propria ditta, il suo responsabile).

Quello che scrive e manda

• le segnalazioni: la descrizione del problema, l'oggetto a cui si riferisce, l'urgenza, il referente indicato e le fotografie che allega;
• i messaggi: la chat dell'abitazione e quella sotto ogni segnalazione, con i loro allegati;
• le letture dei contatori: il numero che legge sul quadrante, con la data;
• i recapiti che salva per le proprie segnalazioni (per esempio l'idraulico di fiducia);
• la presa visione degli avvisi: quando, e da chi, un avviso è stato letto. Per alcuni avvisi l'amministratore chiede di confermare la presa visione con una firma tracciata col dito: in quel caso teniamo il tratto — soltanto le coordinate dei punti, senza il tempo, la velocità né la pressione del dito — e lo mostriamo a chi amministra il condominio. Non lo usiamo per riconoscerla né per confrontarla con altre firme. Attesta che lei ha confermato la presa visione: non prova che l'avviso sia stato letto o capito, e non è una firma digitale. La conserviamo solo nei condomini il cui accordo con noi la prevede;
• l'assistente: quello che scrive o dice all'assistente dell'app. Se parla, la voce diventa testo sul suo telefono e non arriva a noi; arriva solo il testo. Non conserviamo la conversazione: resta nell'app finché la schermata è aperta, salvo una risposta che lei ci segnala;
• le traduzioni: se tocca «Traduci» sotto un messaggio scritto da un altro, il testo di quel messaggio viene tradotto nella sua lingua; la traduzione resta con il messaggio e sparisce con lui.

⚠️ Una fotografia scattata dentro casa può mostrare più del guasto. Le immagini restano visibili a chi fa parte della sua abitazione e a chi lavora quella segnalazione; non finiscono mai in un elenco pubblico, non vengono indicizzate e non vengono usate per altro.

⚠️ Campi liberi e note: ci scriva solo quello che serve. Una descrizione, un messaggio, una nota accanto a un recapito possono contenere qualunque cosa, e noi non possiamo impedirlo. Non scriva — e se amministra non chieda — informazioni sulla salute di una persona, a meno che non siano indispensabili al problema; non scriva dati su minorenni, né su altre persone oltre quanto serve; non esprima valutazioni personali su vicini, inquilini o colleghi. Una nota come «presso l'avvocato» serve a capire a chi appartiene un recapito: «mio padre è allettato» in una segnalazione va scritto solo se senza quel dato il problema non si risolve.

Se un dato del genere compare dove non serve, lo dica all'amministratore o scriva a office@concyerge.it. Per i contenuti del condominio decide il condominio: noi gli giriamo la richiesta e, su sua istruzione, togliamo o correggiamo il contenuto. Non leggiamo i contenuti per cercare questi dati e non li usiamo per nient'altro.

Come funziona il telefono

Il modello del dispositivo e la versione del sistema, l'identificativo con cui il telefono riceve le notifiche, la lingua, l'indirizzo IP con cui si collega e la data dell'ultimo accesso. Servono a consegnare le notifiche e a riconoscere un accesso anomalo.

Se usa l'assistente

Nell'app può scrivere o dire all'assistente un problema o una domanda. Risponde un'intelligenza artificiale, e può sbagliare: per questo non invia mai niente da sola — prepara una richiesta, e la invia lei, con un tocco o dicendo «sì».

Per rispondere, il suo messaggio e le informazioni del condominio che lei vede già nell'app su quella casa arrivano a un modello linguistico (Claude, di Anthropic) attraverso Amazon Bedrock, in regioni dell'Unione Europea. Non mandiamo il suo nome né i suoi recapiti. Non conserviamo la conversazione e i contenuti non sono usati per addestrare modelli. Non c'è alcuna decisione automatizzata che la riguardi: l'assistente propone, decide lei.

Se segnala una risposta, conserviamo quella risposta, la sua domanda e il motivo per 12 mesi, solo per verificarla.

L'assistente c'è solo nei condomini il cui accordo con noi lo prevede. Può sempre scegliere dall'elenco, come prima.

Se traduce un messaggio

Sotto un messaggio scritto in una lingua diversa dalla sua compare «Traduci». Se lo tocca, il testo di quel messaggio va a un modello linguistico (Claude, di Anthropic) attraverso Amazon Bedrock, in regioni dell'Unione Europea, e torna tradotto. Non mandiamo il suo nome né i suoi recapiti, né quelli di chi ha scritto, né le altre parti della conversazione, né gli allegati. I contenuti non sono usati per addestrare modelli.

La traduzione è automatica, e può contenere errori: lo dice sotto il testo, e può sempre tornare all'originale. La traduzione resta salvata con il messaggio, così non va rifatta, e si cancella con lui. Non c'è alcuna decisione automatizzata che la riguardi.

Se la lingua del messaggio non si riconosce, o il messaggio è scritto da lei, il pulsante non compare.

Cosa non raccogliamo

Vale la pena dirlo per esteso, perché sono cose che molte applicazioni raccolgono:

L'app chiede l'accesso a fotocamera e galleria, ma solo nel momento in cui tocca «allega una foto», e solo per quella. Può negarlo: il resto continua a funzionare.

La fotocamera serve anche a inquadrare il QR del primo accesso, se chi l'ha fatta entrare — l'amministratore del condominio o il responsabile della sua ditta — glielo mostra: l'app legge il codice e non scatta né conserva alcuna immagine. Può farne a meno: lo stesso invito arriva per email.

Il backoffice web, che usano amministratori e responsabili delle ditte, per le notifiche del browser carica da Google (gstatic.com) il componente di Firebase che le consegna: chi lo apre si collega quindi anche ai server di Google.

4 · Perché li trattiamo, e con quale base

I trattamenti non hanno tutti lo stesso titolare, e quindi non hanno la stessa base giuridica. Le due tabelle sono separate apposta.

Trattamenti decisi dal condominio ed eseguiti tramite Concyerge

Qui il titolare è il condominio: la base giuridica è la sua, non nostra. Concyerge esegue per suo conto e non ne ha una propria. Le basi che seguono sono quelle su cui il condominio tipicamente si fonda; la scelta e la responsabilità di indicarle sono sue.

⚠️ Il contratto fra il condominio e l'amministratore non è una base per trattare i dati di chi abita nel palazzo: chi abita non ne è parte. Per questo, dove il condominio non adempie un obbligo di legge, la base indicata è il suo legittimo interesse. Se lei ritiene che quell'interesse non prevalga nel suo caso, può opporsi (art. 21): vedi il §7.

Trattamenti di cui Concyerge è titolare

Qui decidiamo noi, e la base è nostra.

Non usiamo il consenso come base per nulla di quanto sopra, perché non le stiamo chiedendo un favore: sono le cose senza le quali il servizio non esiste. Se un domani introdurremo qualcosa che richiede il consenso — per esempio statistiche d'uso — glielo chiederemo esplicitamente, e potrà dire di no continuando a usare tutto il resto.

5 · A chi arrivano

Non vendiamo i dati e non li cediamo a nessuno per scopi propri. Ma non tutti quelli che ricevono un dato sono nella stessa posizione, e conta dirlo.

Fornitori tecnici

Ci aiutano a far funzionare il servizio e trattano i dati su nostra istruzione. Per i trattamenti di cui siamo titolari lavorano per noi; per i dati del condominio sono sub-responsabili, cioè lavorano per il condominio attraverso di noi, con i vincoli dell'accordo sul trattamento dei dati.

Apple e Google distribuiscono l'applicazione attraverso i loro negozi: per quello sono titolari autonomi, e non trattano dati per nostro conto.

Soggetti autorizzati dal condominio

Il condominio decide chi, oltre ai residenti, può vedere i suoi dati: l'amministratore, gli agenti e i collaboratori del suo studio, i referenti che indica. Vedono ciò che il ruolo che ha assegnato loro consente, e il permesso lo applica il server.

L'amministratore e i suoi collaboratori

Chi amministra il suo condominio — e chi lavora con lui, nella misura in cui gli è consentito — vede i dati del condominio: le segnalazioni, i documenti, la scheda dei proprietari, i recapiti. ⚠️ Non vede ciò che succede dentro gli appartamenti: i guasti interni riguardano chi ci abita.

Ditte e professionisti

I dati possono essere comunicati, nei limiti necessari, alle ditte e ai professionisti incaricati dal condominio di gestire una segnalazione, una manutenzione o un intervento, anche quando il destinatario non dispone di un account Concyerge. La scheda di lavoro può contenere il condominio, l'oggetto interessato, la descrizione dell'intervento, le fotografie e, quando necessario, i recapiti del referente. Il destinatario deve utilizzare le informazioni esclusivamente per gestire l'incarico ricevuto.

Più precisamente: la scheda arriva per email, con un PDF allegato, all'indirizzo che il condominio ha indicato per quella ditta o quel professionista, e se ha un account anche come notifica. Il PDF contiene: il nome e l'indirizzo del condominio, l'oggetto o la parte comune interessata (e, per una segnalazione dentro un appartamento che l'amministratore affida a una ditta, la scala e l'interno), la descrizione del problema, le fotografie allegate alla segnalazione, e il referente indicato nella segnalazione (nome e telefono) se c'è. ⚠️ Non contiene il nome né i recapiti di chi ha fatto la segnalazione, a meno che quella persona sia stata indicata come referente. La ditta o il professionista non vedono le altre segnalazioni, né i dati degli altri residenti.

Un oggetto delle parti comuni può avere una ditta o un tecnico responsabile: quando l'amministratore lo imposta, una nuova segnalazione su quell'oggetto, o la manutenzione in scadenza, arriva a lui in automatico — anche se non ha un account. Lo sceglie e lo decide il condominio, non Concyerge. L'amministratore riceve per conoscenza la notizia che la richiesta è stata affidata.

Una ditta o un professionista incaricato dal condominio è destinatario dei dati necessari all'intervento; non è, per questo, un fornitore di Concyerge.

Le persone che abitano con lei

Per le cose che riguardano la sua abitazione, i suoi dati — nome, ruolo, i suoi messaggi e le sue segnalazioni sulla casa — sono visibili a chi ci abita con lei. Chi non fa parte della sua abitazione non vede le segnalazioni dentro il suo appartamento.

Sui trasferimenti fuori dall'Unione Europea

Tre fornitori sono statunitensi, e vale la pena essere precisi su cosa ricevono.

• Firebase Cloud Messaging riceve l'identificativo del suo dispositivo e il testo della notifica, che può contenere il nome di chi le ha scritto, l'abitazione, il numero della segnalazione e — per i messaggi di chat — il testo del messaggio, per intero (o il nome del file allegato). Non riceve la conversazione precedente, né i documenti, né le fotografie. ⚠️ L'app non ha oggi un'impostazione che nasconda il contenuto della notifica: ciò che compare sulla schermata di blocco lo decide il telefono, e può ridurre le anteprime dalle sue impostazioni. Google dichiara di poter trattare questi dati ovunque abbia impianti, non nei soli Stati Uniti.
• Postmark riceve il suo indirizzo email e il contenuto delle email di servizio. Per le schede di lavoro riceve l'indirizzo della ditta e il PDF allegato, con i dati descritti sopra.
• Sentry riceve i rapporti d'errore dell'applicazione e del server (vedi sotto). ⚠️ Lo abbiamo configurato sulla regione europea, ed è lì che quei rapporti entrano e restano di norma — ma la società è statunitense, e il contratto che abbiamo sottoscritto le consente di trattarli anche negli Stati Uniti. Dirle «regione UE, quindi mai fuori» sarebbe più rassicurante e meno vero.

I trasferimenti fuori dall'Unione si fondano sulla decisione di adeguatezza della Commissione Europea per l'EU-U.S. Data Privacy Framework, per i fornitori che vi aderiscono, e, dove i contratti con i fornitori lo prevedono, sulle Clausole Contrattuali Standard della Commissione Europea. Lo stato delle certificazioni dei fornitori cambia: si ricontrolla a ogni revisione di questa pagina. Quella decisione è oggi contestata davanti alla Corte di giustizia dell'Unione: se venisse meno, per ciascun fornitore verificheremo se esiste un'altra garanzia valida e, se non c'è, lo sostituiremo.

⚠️ Tutto il resto resta in Europa: il server, i file che carica, i messaggi.

Sentry: la diagnostica degli errori

Quando l'app o il server vanno in errore mandano una segnalazione tecnica per capire cosa si è rotto. Sono due trattamenti, con lo stesso strumento:

• se l'errore capita mentre la piattaforma lavora per il condominio — una segnalazione, un avviso, una lettura — capire cosa si è rotto fa parte del servizio che diamo al condominio, e lo facciamo per suo conto: Sentry è fra i sub-responsabili dell'accordo sul trattamento dei dati;
• se riguarda ciò che decidiamo noi — l'accesso all'account, la sicurezza della piattaforma — il titolare siamo noi, sulla base del nostro legittimo interesse a tenere il servizio funzionante.

La segnalazione contiene:

• un identificativo numerico della persona a cui è capitato — un numero, non il nome, non l'email, non il telefono — che serve a distinguere «è capitato a una persona» da «è capitato a tutti». Resta un dato personale: noi sappiamo a chi corrisponde;
• il tipo di dispositivo e la versione dell'app, la schermata in cui era, l'indirizzo della chiamata andata male (senza i parametri, dove può stare una ricerca), il punto del programma e il messaggio tecnico dell'errore.

Prima che parta, l'app toglie dalla segnalazione le tracce della console, il corpo delle richieste, gli argomenti delle chiamate, le risposte del server e ogni altro campo aggiunto; il server toglie il corpo delle richieste, i cookie, le intestazioni con le credenziali, il contesto dei messaggi di registro e, dai messaggi di errore del database, la parte con i valori. Le segnalazioni del server non portano nemmeno l'identificativo numerico. Il messaggio tecnico descrive un guasto del programma e non è pensato per portare testi dei residenti: i filtri tolgono le fonti che conosciamo, ma non possono garantire che un'eccezione imprevista non ne contenga mai uno. Se succede, lo trattiamo come un incidente di sicurezza.

⚠️ Il passato, per esattezza. Le versioni dell'app precedenti a quella del 5 ottobre 2026 mandavano nelle segnalazioni anche nome, email e indirizzo IP di chi incontrava l'errore. Quelle segnalazioni restano da Sentry fino alla loro scadenza (30 giorni, secondo il nostro piano) e poi si cancellano. Le versioni dal 5 ottobre non mandano né l'IP né gli altri dati; chi usa ancora una versione precedente continua a mandarli finché non aggiorna l'app.

6 · Per quanto tempo restano

Quando chiude il suo account

Chiudere l'account (dall'app, o scrivendoci: vedi la pagina «Come cancellare il suo account») è diverso dall'essere rimossi dal condominio, e cancella i dati attivi subito:

• la sua riga di utente e i suoi dati personali — nome, cognome, email, telefono, la preferenza di lingua — spariscono; il suo accesso si chiude e non riceve più notifiche;
• la foto del profilo si toglie dall'archivio, e l'identificativo del telefono si cancella da Concyerge (da Google entro i 180 giorni di cui sopra);
• le bozze di segnalazione non ancora inviate si cancellano.

Quando viene rimosso dal condominio

Quando lascia il condominio, l'amministratore la rimuove: da quel momento non vede più nulla del condominio e non riceve più notifiche. Il suo account può restare, senza nessuna abitazione, finché non lo chiude.

Che cosa resta, e perché: «scollegato» non vuol dire «anonimo»

Una parte di ciò che ha fatto resta, perché è storia del palazzo e serve a chi verrà dopo: le segnalazioni già inviate, i messaggi, le letture dei contatori, i documenti e i cambiamenti di stato. Restano per i tempi della tabella qui sopra, e la decisione di tenerli è del condominio, che ne è titolare. Il collegamento con il suo account viene tolto: quei contenuti non sono più associati a lei come utente, né ai suoi recapiti.

⚠️ Per questo diciamo «scollegati dall'account», non «anonimizzati» e nemmeno «pseudonimizzati». Una segnalazione resta legata alla casa in cui è stata fatta e al suo testo, e il registro dell'abitazione conserva il nome e il ruolo di chi ci abitava: chi ha accesso a quei dati può quindi risalire a chi l'aveva scritta. Un dato è anonimo solo quando il collegamento con la persona non si può più ricostruire, e qui non è così. Lo stesso vale per il recapito del referente, se l'aveva indicato dentro una segnalazione: resta nella segnalazione.

Lo storico di chi ha abitato la casa fa eccezione: il suo nome e il ruolo che aveva restano nel registro anche dopo che se n'è andato — è proprio lo scopo di quello storico — ma niente altro: non i suoi recapiti, non il suo account.

Le copie di sicurezza

Le copie di sicurezza servono a una cosa sola: rimettere in piedi il servizio dopo un guasto. Ogni notte si fa una copia del database e dei file caricati; esce dal server cifrata, con una chiave che sul server non c'è, e si conserva a Milano. Si cancellano da sole: le copie del database restano 14 giorni anche sul server, e nell'archivio esterno database e file restano fino a 37 giorni. Allo stesso modo, quando un file viene cancellato o sostituito, la versione precedente resta recuperabile per 30 giorni e poi sparisce.

⚠️ Vuol dire che un dato cancellato dall'applicazione — anche su sua richiesta — resta nelle copie per al massimo 37 giorni, e la sua cancellazione si propaga alle copie solo con la loro scadenza naturale. Non si può togliere solo quello da una copia cifrata, e le copie non si usano normalmente: in quel tempo servono soltanto a verificare, una volta alla settimana, che si possano davvero ripristinare. Se dovessimo ripristinare una copia dopo un guasto, riporterebbe anche i dati cancellati dopo che era stata fatta: prima di riaprire il servizio li cancelliamo di nuovo, ricostruendo quali erano dalle richieste ricevute e con l'aiuto del condominio. ⚠️ Oggi non c'è una procedura automatica che lo faccia.

7 · I suoi diritti

Può chiederci in ogni momento di:

• sapere quali dati abbiamo e ricevere una copia (art. 15);
• ricevere i dati che ci ha fornito, in un formato leggibile da un altro programma, quando li trattiamo in base al contratto con lei o al suo consenso (portabilità, art. 20). La portabilità non riguarda tutti i dati: per quelli del condominio la chiede al condominio;
• correggere quello che è sbagliato (art. 16);
• cancellare quello che non serve più (art. 17);
• limitare o opporsi a un trattamento (artt. 18 e 21).

Scriva a office@concyerge.it. Rispondiamo senza ritardo e comunque entro un mese. Se la richiesta è complessa, o ne riceviamo molte, il termine può allungarsi di altri due mesi: in quel caso glielo diciamo entro il primo mese, spiegando perché.

⚠️ Per i dati del condominio, cioè quelli del §2 che il condominio decide, i diritti si esercitano principalmente verso il condominio, rappresentato dall'amministratore: è lui il titolare. Se scrive a noi, inoltriamo la richiesta all'amministratore subito, e comunque entro 5 giorni lavorativi, glielo diciamo e le indichiamo a chi rivolgersi. Il passaggio da noi non allunga i tempi che la legge dà al condominio per risponderle. La decisione su quei dati non è nostra e non la prendiamo di nostra iniziativa, ma aiutiamo il condominio a eseguirla. Per i dati di cui siamo titolari — l'account, i registri tecnici, la diagnostica — decidiamo noi, e le rispondiamo direttamente.

⚠️ Oggi non c'è nell'app un pulsante per scaricare i suoi dati. Una copia in formato leggibile la prepariamo a richiesta, scrivendo a office@concyerge.it.

Se ritiene che qualcosa non vada, può rivolgersi al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o all'autorità del Paese in cui risiede.

8 · Come li custodiamo

Le password non le conosciamo: sono conservate solo come impronta crittografica. Il collegamento fra l'app e i nostri server è cifrato. I file che carica non sono raggiungibili indovinandone l'indirizzo. L'accesso al sistema da parte nostra è limitato alle persone che devono tecnicamente averlo, ed è tracciato.

Se c'è una violazione

Quando Concyerge tratta i dati per conto del condominio, informa il condominio senza ingiustificato ritardo quando viene a conoscenza di una violazione. Spetta al condominio, quale titolare, valutare le notifiche al Garante e le comunicazioni agli interessati. Per i trattamenti di cui Concyerge è titolare, Concyerge effettua direttamente le notifiche e le comunicazioni richieste dalla normativa, quando ne ricorrono i presupposti.

9 · Se lavora per una ditta: cosa fa chi riceve i dati

Chi riceve una scheda di lavoro deve usarla soltanto per gestire l'incarico ricevuto, e non per altro: non per contattare i residenti per altri scopi, non per conservare i dati oltre l'incarico, non per passarli ad altri. Questo vale per le persone che lavorano in una ditta quanto per chi non ha un account. Il rapporto fra la ditta e il condominio, e la responsabilità dell'esecuzione del lavoro, restano fra loro.

10 · Minori

Concyerge non offre account a persone di età inferiore a 18 anni. Dati relativi a minori possono tuttavia comparire incidentalmente in fotografie, documenti, messaggi o informazioni inserite dagli adulti. Chi carica questi contenuti deve verificare che siano pertinenti e limitati a quanto necessario.

11 · Se questa pagina cambia

La aggiorniamo quando cambia quello che facciamo: un fornitore nuovo, un dato che prima non raccoglievamo, una funzione nuova. La data qui sotto dice l'ultima volta, e le versioni precedenti restano conservate.

Se il cambiamento è sostanziale glielo diciamo dentro l'app prima di continuare. Questa informativa non si «accetta»: si legge. Le chiediamo di accettare soltanto i termini e condizioni, e per l'informativa registriamo quale versione le è stata mostrata, quando, e l'impronta del testo (§6). Le versioni precedenti restano conservate.

Ultima revisione: 19 ottobre 2026 · versione 1.8. In linea con l'accordo sul trattamento dei dati 1.8 e con i termini e condizioni 1.3. Rispetto alla 1.7: il §3 descrive l'assistente, il permesso del microfono e la segnalazione di una sua risposta, il §4 le basi dei trattamenti, il §5 il fornitore (Amazon Bedrock, in regioni dell'Unione Europea) e il §6 quanto resta una risposta segnalata. Il §3, il §4 e il §5 descrivono anche la traduzione dei messaggi di chat, su richiesta di chi li legge, tramite Amazon Bedrock.

Nella 1.7, del 5 ottobre 2026: in linea con l'accordo sul trattamento dei dati 1.7 e con i termini e condizioni 1.3. Rispetto alla 1.6: il §1 dice dove trovare chi rappresenta il suo condominio e rimanda all'informativa che il condominio consegna; il §2 dice quali trattamenti di Concyerge toccano anche i dati del condominio, e che notifiche ed email sulle cose del condominio sono trattamenti del condominio; il §3 distingue i dati dell'anagrafe condominiale da quote, recapiti e note, e dichiara le correzioni della scheda dei proprietari e la firma col dito sulla presa visione degli avvisi, che attesta la presa visione e non la lettura e si conserva solo dove l'accordo la prevede; il §4 non usa più il contratto fra condominio e amministratore come base per i dati di chi abita; il §5 dice che i fornitori tecnici, per i dati del condominio, sono sub-responsabili, distingue i due trattamenti della diagnostica e dice che le versioni precedenti dell'app mandavano a Sentry nome, email e indirizzo IP; il §6 aggiunge tre tempi di conservazione, toglie la parola «pseudonimizzati» e dice che dopo un ripristino le cancellazioni si ripetono a mano; il §7 usa «un mese» e distingue accesso e portabilità; il §11 dice che l'informativa non si accetta, si legge.

Nella 1.6, del 2 ottobre 2026: in linea con l'accordo sul trattamento dei dati 1.6 e con i termini e condizioni 1.2. Rispetto alla 1.5 cambia come sono descritti i ruoli e quello che facciamo: il §2 separa quello che decide il condominio da quello che decide Concyerge, e il §4 ha due tabelle distinte; compaiono ditte, professionisti e operai, le schede di lavoro anche verso chi non ha un account e il terzo responsabile di un oggetto (§3, §5); la scheda dei proprietari dice da dove arrivano i dati e cosa succede se mancano (§3); Sentry è descritto una volta sola, come trattamento di Concyerge, e riceve soltanto un identificativo numerico, non più nome, email e telefono (§5); la cancellazione, le copie di sicurezza e la parola «anonimizzato» sono riscritte come funzionano davvero (§6); si aggiunge che il sito non carica risorse di terzi. ⚠️ Il testo dice che l'accettazione si registra: da questa versione l'app la chiede e la registra.

Nella 1.5, del 2 ottobre 2026: l'importazione dell'elenco unità tiene anche la scheda dei proprietari (codice fiscale, quote, recapiti, dati catastali), anche di chi non ha mai usato l'applicazione. Gli inviti non partono mai da soli.

Nella 1.4, del 21 settembre 2026: cambiano quattro cose, tutte nel verso di dire quello che i contratti coi fornitori permettono davvero, e nessuna cambia quello che facciamo. Sentry è un fornitore statunitense, e le sue diagnostiche restano 30 giorni e non 90 — quel numero non era mai stato letto, e dipende dal piano del fornitore. Google: le notifiche possono essere trattate ovunque Google abbia impianti, non nei soli Stati Uniti; e il §6 dice ora per quanto resta l'identificativo del telefono.

Nella 1.3, dello stesso giorno: il §6 separa i log applicativi (14 giorni) dal registro delle deprecazioni (30), che stavano su una riga sola col tempo più lungo per tutti e due.

Nella 1.2, dal 15 settembre 2026: il §3 e il §4 dichiarano lo storico di chi ha abitato ogni casa nel tempo, e il §6 dice per quanto lo conserviamo.