Accordo sul trattamento dei dati personali

Ai sensi dell’articolo 28, paragrafo 3, del Regolamento (UE) 2016/679 — GDPR

Versione 1.8 · 19 ottobre 2026

Il presente accordo disciplina i trattamenti di dati personali effettuati da Concyerge per conto del condominio attraverso la piattaforma.

Si affianca ai Termini e condizioni. In caso di contrasto, prevale fra le parti per le materie relative ai trattamenti svolti per conto del condominio.

Non limita i diritti degli interessati e non sostituisce le informative che ciascun titolare deve fornire.

Gli Allegati A, B e C costituiscono parte integrante dell’accordo.

1 · Parti e responsabilità

Titolare del trattamento: il condominio identificato nell’accettazione o nell’accordo scritto, rappresentato dall’amministratore pro tempore o da altro soggetto munito dei necessari poteri.

Responsabile del trattamento: Roberto Silvestri, persona fisica che opera con il nome Concyerge, Via Alta 18A, 39049 Vipiteno (BZ), Italia — di seguito «Concyerge».

Contatto per l’accordo: office@concyerge.it.

Il condominio determina le finalità dei trattamenti condominiali, i dati da inserire, i soggetti autorizzati e i destinatari degli interventi. Concyerge esegue i trattamenti necessari all’erogazione del servizio secondo le istruzioni documentate del condominio.

Spetta al condominio individuare le basi giuridiche, verificare pertinenza e necessità dei dati e assicurare che gli interessati ricevano le informazioni previste dalla normativa, anche quando non utilizzano la piattaforma.

Questa ripartizione non esclude gli obblighi e le responsabilità attribuiti direttamente a Concyerge dalla normativa.

Eventuali trattamenti autonomi dell’amministratore, svolti per finalità proprie e non per conto del condominio, non sono disciplinati dal presente accordo.

2 · Oggetto, perimetro e durata

Il trattamento riguarda le categorie di dati, gli interessati e le operazioni descritti nell’Allegato A.

Comprende la gestione dell’anagrafica condominiale, delle abitazioni, delle segnalazioni, degli avvisi, dei documenti, delle comunicazioni, delle letture e ripartizioni, dei recapiti di servizio e degli interventi affidati a ditte e professionisti, nei limiti delle funzioni effettivamente attivate.

Per affidare gli interventi a ditte e professionisti, comprende in particolare:

• l’assegnazione di un oggetto delle parti comuni a una ditta o a un tecnico (il «terzo responsabile»);
• la generazione della scheda di lavoro di una segnalazione o di una manutenzione;
• la trasmissione automatica della segnalazione, o della manutenzione in scadenza, alla ditta o al tecnico assegnato;
• l’invio della scheda per email, con un PDF allegato, anche a chi non ha un account Concyerge;
• la comunicazione alla ditta della descrizione del problema, delle fotografie e del recapito del referente, nella misura necessaria all’intervento.

Comprende anche i registri del condominio: la cronologia delle correzioni fatte a mano all’anagrafica dei proprietari, con i valori dichiarati errati che servono a non farli tornare con una nuova importazione, e la registrazione della presa visione degli avvisi, anche con una firma tracciata col dito quando l’avviso la chiede.

Comprende inoltre le operazioni tecniche, di sicurezza e di diagnostica eseguite per conto del condominio per rendere disponibile e proteggere il servizio.

Restano esclusi soltanto i trattamenti per i quali Concyerge determina autonomamente le finalità e i mezzi essenziali. Tali trattamenti sono descritti nell’informativa privacy.

La sola natura tecnica di un trattamento, o il punto della piattaforma in cui si verifica un errore, non determina automaticamente il ruolo privacy.

Il trattamento dura per il periodo di erogazione del servizio. Dopo la cessazione prosegue esclusivamente per le attività di restituzione e cancellazione previste dal §10, oppure per gli obblighi di conservazione imposti dalla legge. Durante questo periodo restano applicabili gli obblighi del presente accordo.

3 · Istruzioni e limiti di utilizzo

Concyerge tratta i dati personali esclusivamente su istruzione documentata del condominio, anche per quanto riguarda le comunicazioni a destinatari e i trasferimenti verso paesi terzi.

Costituiscono istruzioni documentate:

• Il presente accordo e i relativi allegati.
• Le configurazioni e le operazioni effettuate dalle persone autorizzate nell’ambito delle funzioni previste.
• Le ulteriori istruzioni scritte impartite dal condominio, inviate a office@concyerge.it.

Concyerge non utilizza i dati trattati per conto del condominio per proprie finalità, compatibili o incompatibili con quelle del servizio. Non li utilizza per pubblicità, marketing, profilazione commerciale, addestramento di sistemi di intelligenza artificiale o altre finalità estranee alle istruzioni documentate del condominio.

Non li comunica a terzi per finalità estranee all’esecuzione delle istruzioni e del servizio.

Se un trattamento è imposto dal diritto dell’Unione o italiano, Concyerge informa preventivamente il condominio dell’obbligo, salvo divieto di legge.

Se ritiene che un’istruzione violi la normativa sulla protezione dei dati, Concyerge lo comunica immediatamente al condominio. Sospende l’istruzione contestata nella misura necessaria a evitare il trattamento illecito e chiede chiarimenti, preservando i dati e le altre attività lecite.

Una semplice conferma scritta non rende lecita un’istruzione illecita, e Concyerge non la esegue.

4 · Persone autorizzate e riservatezza

L’accesso ai dati è consentito soltanto alle persone che ne hanno necessità per svolgere i propri compiti, nei limiti delle autorizzazioni attribuite.

Concyerge assicura che le persone autorizzate siano vincolate alla riservatezza e ricevano istruzioni adeguate. Gli obblighi di riservatezza continuano dopo la cessazione dell’incarico.

Gli accessi tecnici e di assistenza sono limitati alle esigenze dell’intervento ed effettuati con credenziali personali.

Il condominio è responsabile dell’attribuzione e dell’aggiornamento dei ruoli dei propri utenti. Concyerge assiste nelle operazioni necessarie a revocare o correggere accessi non più giustificati.

5 · Sicurezza

Concyerge adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, tenendo conto delle categorie di dati, delle operazioni svolte e delle conseguenze per gli interessati.

Le misure concordate sono descritte nell’Allegato C.

Concyerge ne valuta periodicamente l’efficacia e può aggiornarle, purché non riduca il livello complessivo di protezione concordato. Comunica al condominio le modifiche che incidono in modo rilevante sulla sicurezza dei suoi dati.

Il condominio mantiene le proprie responsabilità per la sicurezza dei dispositivi, delle credenziali e delle operazioni svolte dai suoi utenti.

6 · Sub-responsabili

Il condominio autorizza in via generale il ricorso ai sub-responsabili identificati nell’Allegato B nella versione applicabile al proprio rapporto.

Prima di affidare loro dati del condominio, Concyerge deve concludere un contratto scritto che imponga gli obblighi di protezione richiesti dall’articolo 28 GDPR. Sono gli accordi standard che ciascun fornitore offre ai suoi clienti, non negoziati individualmente; su richiesta del condominio, Concyerge ne indica gli estremi.

Concyerge resta responsabile verso il condominio dell’adempimento degli obblighi affidati ai sub-responsabili.

Aggiunte e sostituzioni. Concyerge comunica per email ogni aggiunta o sostituzione prima che il nuovo fornitore tratti qualunque dato del condominio.

La comunicazione indica identità del fornitore, attività affidata, dati coinvolti, luoghi di trattamento, garanzie per eventuali trasferimenti e la data prevista di attivazione, che non è mai anteriore alla scadenza del termine indicato sotto.

A quali recapiti. La comunicazione è inviata ai recapiti designati del condominio:

• l’indirizzo email di chi ha accettato per ultimo il presente accordo;
• la PEC del condominio, se è registrata in Concyerge;
• ogni altro indirizzo che il condominio abbia indicato per questo accordo scrivendo a office@concyerge.it.

Il condominio mantiene aggiornati i propri recapiti. Se cambia l’amministratore, il nuovo lo comunica a office@concyerge.it; finché non lo fa, la comunicazione è inviata anche alla PEC del condominio e agli amministratori che risultano in Concyerge per quel condominio. La sola pubblicazione sul sito non è considerata sufficiente.

Prova della consegna. Concyerge conserva copia della comunicazione, la data, i destinatari e l’esito di consegna restituito dal servizio di posta (consegnata o respinta) e, per la PEC, la ricevuta di consegna. Non dispone di una prova della lettura e non la promette.

Se la consegna non riesce. Se la consegna a tutti i recapiti designati non riesce, Concyerge ripete l’invio e prova gli altri recapiti del condominio che conosce, anche per telefono, e chiede un recapito valido. Finché nessuna consegna è riuscita, il termine non decorre.

Decorrenza. Il termine è di 30 giorni e decorre dalla prima consegna riuscita a uno dei recapiti designati, non dall’invio.

Opposizione. Entro i 30 giorni il condominio può opporsi scrivendo a office@concyerge.it, per motivi ragionevoli relativi alla protezione dei dati. Concyerge risponde e cerca con il condominio una soluzione praticabile.

Finché l’opposizione è aperta, il nuovo fornitore non tratta i dati di quel condominio, se è tecnicamente possibile escluderli; se non lo è, Concyerge lo dice nella risposta e non attiva il fornitore prima di aver chiuso la questione con il condominio.

Se l’opposizione non si risolve, il condominio può recedere senza costi e ottenere la restituzione dei dati secondo il §10, prima che il nuovo fornitore riceva i suoi dati.

Il silenzio entro i 30 giorni vale come assenza di opposizione soltanto se la comunicazione è stata consegnata.

L’autorizzazione prevista dal presente accordo non sana affidamenti o trasferimenti precedenti eventualmente privi dei presupposti necessari.

7 · Assistenza per i diritti degli interessati

Concyerge assiste il condominio nella gestione delle richieste di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità, nella misura applicabile ai singoli trattamenti.

L’assistenza comprende estrazione, ricerca, correzione e cancellazione dei dati, anche quando non esiste una funzione direttamente disponibile nell’interfaccia, per esempio preparando a mano un estratto o una copia.

L’assistenza è senza costi. Soltanto per richieste manifestamente infondate o eccessive, in particolare per il loro carattere ripetitivo, Concyerge può chiedere il rimborso dei costi effettivi, concordandolo prima con il condominio. La richiesta di rimborso non sospende i termini previsti per la risposta all’interessato.

Se riceve una richiesta relativa ai dati trattati per conto del condominio, Concyerge la inoltra senza ingiustificato ritardo e comunque entro 5 giorni lavorativi, segnalando l’eventuale urgenza. Informa l’interessato dell’inoltro.

Concyerge non decide autonomamente sull’accoglimento della richiesta, salvo istruzione documentata o obbligo di legge.

Il termine interno di inoltro non prolunga quello previsto per la risposta all’interessato.

Per i trattamenti di cui è titolare autonomo, Concyerge gestisce direttamente le richieste.

8 · Violazioni e assistenza

Concyerge informa il condominio di una violazione dei dati personali senza ingiustificato ritardo e, in ogni caso, entro 48 ore dalla conoscenza.

Le 48 ore costituiscono un limite massimo, non un periodo durante il quale sia consentito attendere senza motivo.

La prima comunicazione contiene le informazioni disponibili su:

• Natura della violazione.
• Dati e interessati coinvolti, con quantità approssimative quando note.
• Conseguenze probabili.
• Misure adottate o proposte.
• Contatto per gli aggiornamenti.

Le informazioni mancanti sono fornite progressivamente, senza ritardare la prima comunicazione.

Concyerge collabora al contenimento, alla ricostruzione dell’evento e agli adempimenti del condominio. Spetta al condominio valutare le notifiche all’autorità e le comunicazioni agli interessati.

Concyerge assiste inoltre il condominio negli adempimenti relativi a sicurezza, valutazione d’impatto e consultazione preventiva, tenendo conto delle informazioni e dei mezzi a propria disposizione.

Un incidente tecnico o l’inclusione accidentale di dati in una diagnostica viene valutato per stabilire se costituisca una violazione dei dati personali; non è classificato automaticamente nell’uno o nell’altro senso.

9 · Informazioni e verifiche

Concyerge mette a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto del presente accordo e consente e contribuisce alle verifiche, comprese le ispezioni svolte dal condominio o da un soggetto incaricato.

Come modalità ordinaria, le verifiche sono organizzate con 30 giorni di preavviso e, di norma, una volta l’anno.

Queste modalità non costituiscono un limite in caso di violazione, richiesta dell’autorità, fondato sospetto di non conformità, modifica rilevante o altra urgenza documentata.

Le parti concordano modalità proporzionate che proteggano sicurezza, segreti e dati degli altri clienti, senza impedire una verifica effettiva.

L’impiego di infrastrutture di terzi non esclude l’obbligo di fornire le evidenze disponibili e di attivare i diritti contrattuali di verifica verso i sub-responsabili. Fra le evidenze possono rientrare le certificazioni e i rapporti di verifica dei sub-responsabili, senza che ciò impedisca una verifica effettiva.

10 · Restituzione e cancellazione

Alla cessazione del servizio, il condominio sceglie se ricevere la restituzione dei dati prima della cancellazione oppure richiederne direttamente la cancellazione.

Che cosa si restituisce. I dati trattati per suo conto: le persone e le abitazioni, l’anagrafica dei proprietari, le segnalazioni con messaggi e allegati, i documenti, gli avvisi, le letture e le ripartizioni, la rubrica, le ditte e le schede di lavoro, con i file caricati. Sono esclusi password, token, chiavi e altri segreti di accesso.

Come. In un formato strutturato e di uso comune: un file JSON per ogni tabella, con i nomi delle colonne, più i file caricati e un indice che dice che cosa contiene l’esportazione e quali file, se ce ne sono, non sono stati trovati. L’esportazione è eseguita da Concyerge su richiesta: non è un pulsante a disposizione dell’amministratore. Alcune parti si scaricano già dal backoffice, come l’elenco delle richieste in CSV.

Chi può chiederla. Chi rappresenta il condominio, scrivendo a office@concyerge.it. Prima di consegnare qualunque cosa, Concyerge verifica che il richiedente sia identificato e munito dei poteri necessari, per esempio rispondendo alla PEC del condominio o all’indirizzo con cui è stato accettato il presente accordo.

Il calendario, dal giorno della cessazione.

Nel caso più lungo i dati attivi sono cancellati entro 90 giorni dalla cessazione e le ultime copie di sicurezza scadono entro 127 giorni.

Durante questo periodo i dati sono trattati soltanto per conservarli, restituirli o cancellarli, per la sicurezza o per obblighi di legge, non per l’uso ordinario del servizio. Gli accessi dell’amministratore e degli abitanti si chiudono alla data indicata dal condominio, e al più tardi con la cancellazione.

Il calendario non prevale su eventuali obblighi inderogabili di cambio fornitore.

Copie residue. Le copie residue non sono utilizzate per finalità ordinarie. Se occorre un ripristino, le cancellazioni già disposte sono nuovamente applicate prima della riapertura del servizio.

Conservazioni ulteriori. Fanno eccezione, e solo per il tempo necessario, i dati che una norma dell’Unione o italiana impone di conservare, e la prova dell’accettazione del presente accordo, che Concyerge conserva per poterlo dimostrare (§12). Se una legge impone una conservazione ulteriore, Concyerge ne comunica motivo, categorie e durata, salvo divieto di legge, mantenendo i dati segregati e limitandone l’utilizzo.

Attestazione. A cancellazione conclusa, Concyerge attesta per iscritto al condominio di averla eseguita e quando, indicando la data in cui scadono le ultime copie di sicurezza.

Passaggio a un altro fornitore. Concyerge assiste il condominio nel passaggio a un altro fornitore: consegna i dati come sopra e risponde alle domande tecniche necessarie a leggerli, senza ostacolare il trasferimento.

11 · Trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo

Concyerge esegue trasferimenti di dati e consente accessi da paesi terzi soltanto nel rispetto delle istruzioni del condominio e dei presupposti previsti dalla normativa.

I dati sono conservati nell’Unione europea. Fanno eccezione i tre fornitori statunitensi indicati nell’Allegato B, che ricevono la parte di dati lì descritta. Il trasferimento si fonda sulla decisione di adeguatezza relativa all’EU-U.S. Data Privacy Framework, per i fornitori che vi aderiscono, e, dove il contratto con il fornitore lo prevede, sulle clausole contrattuali standard della Commissione europea.

La localizzazione europea di un server non esclude, da sola, accessi o trasferimenti da paesi terzi.

Lo stato delle certificazioni dei fornitori si ricontrolla a ogni revisione del presente accordo. La decisione sul Data Privacy Framework è contestata davanti alla Corte di giustizia dell’Unione europea.

Se una garanzia viene meno e non è disponibile un’alternativa valida, Concyerge sospende il trasferimento interessato, informa il condominio e propone una soluzione, anche mediante sostituzione del fornitore, con il preavviso del §6, o cessazione della funzione.

Concyerge non trasferisce dati fuori dall’Unione al di là di quanto indicato, salvo istruzione scritta del condominio o obbligo di legge; in questo secondo caso ne informa il condominio prima del trattamento, salvo divieto di legge.

12 · Efficacia, rappresentanza e responsabilità

L’accordo diventa efficace con l’accettazione documentata da parte di chi rappresenta il condominio, oppure con la conclusione di un distinto accordo scritto, anche elettronico, che ne recepisca il contenuto.

Il condominio e il rappresentante devono essere identificati nella prova dell’accordo. Il solo ruolo applicativo non dimostra i poteri di rappresentanza.

Prima dell’accettazione. Su richiesta dell’amministratore, Concyerge può predisporre il condominio in piattaforma importando dal backoffice l’elenco delle unità esportato dal suo programma di gestione, compresa l’anagrafica dei proprietari. L’importazione serve a predisporre il servizio e non invia, da sola, alcuna comunicazione agli interessati. Finché l’accordo non è accettato, la piattaforma non permette di inviare gli inviti ai proprietari dell’anagrafica. Se l’accordo non è accettato:

• dopo 30 giorni dall’importazione, Concyerge rende i dati importati inaccessibili a chiunque, salvo che per restituirli o cancellarli;
• dopo 60 giorni dall’importazione, li cancella;
• in entrambi i passaggi lo comunica a chi aveva chiesto l’importazione.

L’accettazione successiva non costituisce automaticamente regolarizzazione dei trattamenti precedenti.

Concyerge non registra mai un’accettazione al posto del condominio: l’accettazione la dà chi lo rappresenta.

La prova dell’accettazione. L’accettazione è un gesto esplicito: un’apposita casella, non preselezionata, quando l’amministratore crea il condominio, o il pulsante di accettazione nella scheda del condominio. Concyerge registra il condominio, la persona che accetta (nome, email e ruolo), la versione, la data e l’ora, l’impronta del testo accettato, che ne attesta l’integrità, e l’indirizzo IP da cui l’accettazione è stata data. L’indirizzo IP serve soltanto a dimostrare l’accettazione se viene contestata. La registrazione si conserva per tutta la durata del rapporto e, dopo, per il tempo in cui l’accettazione può essere contestata.

Il cambio dell’amministratore non cambia l’identità del condominio contraente. Il nuovo rappresentante comunica il subentro e i recapiti; accessi e poteri sono verificati e aggiornati.

L’eventuale sostituzione di Roberto Silvestri con una società o altro soggetto non avviene per semplice modifica del nome nella pagina: il subentro è disciplinato e documentato nel rispetto degli accordi e della legge.

Ciascuna parte risponde secondo le norme applicabili. Nessuna clausola limita i diritti degli interessati o gli obblighi inderogabili.

Si applica la legge italiana. È competente il foro di Bolzano, salvo ogni foro inderogabile e, quando applicabile, il foro del consumatore. Restano impregiudicati i diritti degli interessati di rivolgersi all’autorità o al giudice competente.

13 · Modifiche e versioni

Ogni versione sostanziale ha un identificativo. Concyerge conserva il testo di ogni versione e, per ogni accettazione, la versione, la data e l’impronta del testo accettato, così da poter sempre dire quale accordo vincolava il condominio e da quando.

Le correzioni puramente formali non modificano obblighi, finalità, categorie di dati o garanzie. Sono comunicate e documentate senza alterare il testo storico accettato.

Le modifiche sostanziali — nuovi dati, nuove finalità, nuovi interessati, nuovi sub-responsabili o misure che riducono il livello di protezione — richiedono una nuova accettazione prima dell’applicazione al condominio. La pubblicazione online non modifica da sola l’accordo già concluso.

Fino alla nuova accettazione continua ad applicarsi la versione già accettata, per i trattamenti che descrive. Le funzioni che richiedono trattamenti descritti soltanto dalla versione nuova restano disattivate per quel condominio finché non la accetta. Non si fermano il servizio già coperto, l’esercizio dei diritti degli interessati, la sicurezza né le operazioni di cessazione.

L’aggiunta o sostituzione dei sub-responsabili segue il §6. Se comporta anche un nuovo trattamento o una modifica sostanziale del trattamento o dell’accordo, si applica inoltre la nuova accettazione.

La piattaforma segnala al condominio, nella scheda dell’accordo, quando c’è una versione nuova da accettare.

Allegato A · Descrizione dei trattamenti

Finalità: gestione condominiale, comunicazioni, documentazione, interventi, consumi, operazioni tecniche e sicurezza del servizio svolte per conto del condominio.

Operazioni: raccolta, importazione, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, modifica, estrazione, comunicazione a destinatari autorizzati, limitazione, restituzione e cancellazione.

Interessati:

• Proprietari, anche senza account.
• Inquilini, residenti e ospiti.
• Amministratori, agenti e collaboratori.
• Referenti e contatti di servizio.
• Ditte e professionisti, i loro responsabili e i loro tecnici e operai, con o senza un account Concyerge.
• Altre persone i cui dati siano lecitamente presenti nei contenuti necessari alla gestione.

Categorie di dati:

La firma col dito è un dato collegato alla presa visione dell’avviso. Non è presentata come firma elettronica qualificata né come prova automatica dell’identità.

Non è previsto l’impiego della firma per il riconoscimento biometrico.

I campi liberi non devono essere utilizzati per raccogliere dati eccedenti o categorie particolari non necessarie. Se tali dati sono necessari, il condominio verifica preventivamente i presupposti e concorda con Concyerge istruzioni e misure adeguate.

Ditte incaricate. Le schede possono essere inviate anche a ditte senza account. La configurazione del destinatario costituisce istruzione del condominio.

«Terzo responsabile» indica un ruolo operativo, non una qualificazione GDPR. La ricezione della scheda non rende automaticamente la ditta sub-responsabile di Concyerge; il condominio valuta e disciplina il suo ruolo rispetto all’incarico.

Gli allegati email non sono tecnicamente ritirabili dopo la consegna. Per questo i dati comunicati devono essere limitati a quanto necessario.

Conservazione.

Le copie di sicurezza non si usano per l’uso ordinario del servizio (§10 e Allegato C).

Il condominio valuta se questi periodi sono necessari per le proprie finalità, in particolare per lo storico abitativo, le note e le correzioni anagrafiche, e può chiederne la riduzione. Le scadenze indicate sono scadenze operative del servizio, non obblighi legali di conservazione.

Alla cessazione si applica il §10.

Allegato B · Sub-responsabili

Che cosa ricevono i tre fornitori statunitensi. Firebase riceve l’identificativo del dispositivo e il testo della notifica, che può contenere il nome di chi ha scritto, l’abitazione, il numero della segnalazione e, per i messaggi di chat, il testo del messaggio o il nome del file allegato; non la conversazione precedente, non i documenti, non le fotografie. Postmark riceve l’indirizzo email del destinatario e il contenuto delle email di servizio, comprese le schede di lavoro e il loro PDF. Sentry riceve un identificativo numerico (soltanto dall’app), il tipo di dispositivo, la schermata, il punto del programma, l’indirizzo della chiamata senza i parametri e il messaggio tecnico dell’errore, dopo che i filtri hanno tolto corpo delle richieste, argomenti delle chiamate, risposte del server, cookie, credenziali e i valori delle query.

Che cosa riceve Amazon Bedrock. Quando un utente usa l’assistente, Amazon Bedrock riceve il messaggio scritto o trascritto sul telefono e le informazioni del condominio che quell’utente già vede nell’app e che servono a rispondere: unità, oggetti, parti comuni, segnalazioni aperte e, se la domanda lo richiede, avvisi, calendario, recapiti di servizio, richieste e — soltanto ai proprietari — il saldo del conto condominiale. Non riceve il nome né i recapiti di chi scrive, né l’audio. Il trattamento avviene in regioni dell’Unione Europea; Concyerge non conserva le conversazioni e i contenuti non sono usati per addestrare modelli. Quando un utente chiede di tradurre un messaggio di chat, Amazon Bedrock riceve il testo di quel solo messaggio e la lingua di arrivo; non riceve il nome né i recapiti di chi l’ha scritto o di chi legge, né il condominio, né gli altri messaggi, né gli allegati. La traduzione si conserva insieme al messaggio e si cancella con lui.

Sentry rientra in questo allegato esclusivamente per le attività svolte per conto del condominio. L’eventuale trattamento autonomo di Concyerge è descritto nell’informativa privacy.

Le ditte e i professionisti incaricati dal condominio sono destinatari scelti dal condominio (Allegato A), non sub-responsabili elencati in questo allegato.

Allegato C · Misure di sicurezza concordate

In transito. Tutto il traffico viaggia su TLS con certificati validi; le richieste in chiaro sono reindirizzate. Le comunicazioni fra i componenti interni non escono dalla macchina.

Controllo degli accessi. Si entra solo su invito: non esiste registrazione libera. Ogni persona ha credenziali proprie e una password conservata solo come impronta crittografica. I permessi seguono il ruolo, e la separazione fra condomini, unità e ditte è applicata dal server e non dall’interfaccia: un residente vede la propria abitazione e le parti comuni del proprio condominio; chi amministra non vede i guasti dentro gli appartamenti; una ditta vede soltanto i lavori che le sono assegnati, e un operaio solo i suoi. Sul telefono l’accesso può essere protetto da volto o impronta, che non lasciano mai il dispositivo.

Superficie esposta. Il server accetta connessioni solo sulle porte di amministrazione e web; database e cache ascoltano soltanto in locale. L’accesso amministrativo alla macchina avviene con chiave crittografica. Gli aggiornamenti di sicurezza del sistema operativo si installano automaticamente.

File caricati. Sono validati per tipo dichiarato e per contenuto e conservati su un archivio separato dal codice dell’applicazione; nella cartella dei caricamenti l’esecuzione di codice è negata.

Continuità. Ogni notte si fa una copia completa del database e dei file caricati. Le copie del database restano sul server 14 giorni, con rotazione. Una seconda copia esce dalla macchina ed è conservata in un archivio separato, a Milano, cifrata: la chiave che la apre non si trova sul server, quindi né il server né il fornitore dell’archivio possono leggerne il contenuto. Le copie esterne si cancellano da sole entro 37 giorni. L’archivio dei file caricati conserva inoltre per 30 giorni la versione precedente di un file cancellato o sostituito.

Le copie sono verificate ogni settimana da un controllo automatico, che ripristina il database in un ambiente separato, confronta le somme di controllo di tutte le tabelle e rilegge le copie esterne per accertarsi che siano identiche a quelle spedite. Il ripristino dei file dalla copia cifrata, che richiede la chiave, si prova a mano e si ripete a ogni cambio di chiave.

Diagnostica. Filtri nell’app e nel server tolgono dalla diagnostica degli errori contenuti, recapiti, credenziali e parametri delle richieste (Allegato B).

Tracciabilità. Gli accessi al sistema sono registrati, e i registri tecnici ruotano secondo i tempi dell’Allegato A. I cambiamenti di stato di una segnalazione restano nel suo fascicolo e seguono la stessa conservazione della segnalazione.

Riservatezza verso terzi. Nessuna raccolta statistica sull’uso dell’applicazione, nessuno strumento pubblicitario, nessun tracciamento di terze parti.

Le misure non esonerano dalle responsabilità per i dati trasmessi a ditte, servizi email o notifiche; anche questi flussi devono essere valutati e minimizzati.

Versione 1.8 · 19 ottobre 2026 — rispetto alla 1.7:

• L’Allegato A e l’Allegato B dichiarano l’assistente: i messaggi scritti o dettati all’assistente (la voce si trascrive sul telefono e non lascia il dispositivo) sono interpretati tramite Amazon Bedrock, sub-responsabile già indicato, in regioni dell’Unione Europea, senza conservazione delle conversazioni né addestramento.
• L’Allegato A e l’Allegato B dichiarano anche la traduzione dei messaggi di chat, su richiesta di chi li legge: il testo del singolo messaggio è tradotto tramite Amazon Bedrock, in regioni dell’Unione Europea, senza addestramento; la traduzione si conserva con il messaggio e si cancella con lui.

Cambiano i dati trattati e un’attività di un sub-responsabile, quindi l’accordo va accettato di nuovo: l’assistente si attiva soltanto nei condomini che hanno accettato questa versione.

Versione 1.7 · 5 ottobre 2026 — rispetto alla 1.6:

• Sentry torna nell’Allegato B, per la sola diagnostica degli errori che si verificano mentre la piattaforma lavora per il condominio. Era sub-responsabile nelle versioni dalla 1.0 alla 1.5; la 1.6 l’aveva tolto. Per chi ha accettato la 1.6 è un sub-responsabile nuovo: vale il preavviso del §6.
• Il §1 non esonera più Concyerge dalle responsabilità che la legge gli attribuisce direttamente; il §2 e l’Allegato A dichiarano la cronologia delle correzioni dell’anagrafica, i valori esclusi dalle importazioni e la firma col dito sulla presa visione, e dicono che «terzo responsabile» è un ruolo operativo.
• Il §3 non permette più di eseguire un’istruzione illecita perché confermata per iscritto; il §7 non limita l’assistenza a ciò che la piattaforma sa già fare; il §8 distingue la notifica all’autorità dalla comunicazione agli interessati.
• Il §6 dice a quali recapiti si comunica un cambio di sub-responsabile, come si prova la consegna e che i 30 giorni decorrono dalla consegna, non dall’invio; l’autorizzazione non sana affidamenti precedenti.
• Il §10 ha il calendario completo della cessazione (fino a 90 giorni per i dati attivi, 127 per le ultime copie) e descrive l’esportazione dei dati.
• Il §12 dice che prima dell’accettazione Concyerge può importare il condominio con l’anagrafica dei proprietari, che fino all’accettazione gli inviti ai proprietari dell’anagrafica restano bloccati, e che senza accettazione i dati diventano inaccessibili dopo 30 giorni e si cancellano dopo 60; l’accettazione successiva non regolarizza automaticamente i trattamenti precedenti. Il §13 dice che, finché non si accetta la nuova versione, ciò che solo lei descrive resta spento per quel condominio.

Cambiano oggetto, funzioni e sub-responsabili, quindi l’accordo va accettato di nuovo.

Versione 1.6 · 2 ottobre 2026 — rispetto alla 1.5 cambia l'oggetto del trattamento, il perimetro e come l'accordo si accetta e si modifica. L'oggetto (§2 e Allegati A e B) include ora ditte, professionisti e operai come interessati, le schede di lavoro e il terzo responsabile di un oggetto, comprese le email a destinatari senza account, su istruzione del condominio, e i dati del conto del condominio. Il perimetro (§1, §3, Allegato B) è uno solo: la diagnostica è un trattamento di Concyerge, e Sentry esce dall'elenco dei sub-responsabili. L'efficacia (§12) e le modifiche (§13) cambiano: l'accordo vale dall'accettazione e non dall'inizio dell'uso, e una modifica sostanziale richiede una nuova accettazione, con registrazione di versione e impronta del testo. Il §6 dice come si comunica un cambio di sub-responsabile e come ci si oppone, il §9 rende la verifica annuale una regola ordinaria con le eccezioni, il §10 dice cosa si restituisce e come, e il foro (§12) ha la clausola di salvezza. I sub-responsabili restano quattro; nessuna misura di sicurezza cambia. ⚠️ Poiché cambiano oggetto e sub-responsabili, l'accordo va accettato di nuovo: ogni condominio vede un pallino blu su «Accordo dati» finché non lo fa, e finché non lo fa continua ad applicarsi la versione che aveva accettato; gli inviti ai proprietari dall'anagrafica restano fermi. Non risulta che i condomìni siano già stati avvisati di questa versione.

Versione 1.5 · 2 ottobre 2026 — rispetto alla 1.4 cambia quello che si tratta: dall'import dell'elenco unità la piattaforma tiene l'anagrafica dei proprietari (§2 e Allegato A), anche di chi non la usa; e il §1 dice per esteso ciò che già era vero, cioè che la liceità dei dati che il condominio carica è del titolare. Nessuna misura di sicurezza né sub-responsabile cambia.

Versione 1.4 · 21 settembre 2026 — rispetto alla 1.3, tre righe dicevano meno di quanto i contratti con quei fornitori permettono. Sentry passa fra i fornitori che possono trattare i dati fuori dall'Unione, e le sue diagnostiche restano 30 giorni e non 90 (Allegato A): quel numero non era mai stato verificato, e dipende dal piano del fornitore. Google: le notifiche non vanno nei soli Stati Uniti — i termini di Firebase dichiarano il trattamento «ovunque Google o i suoi agenti abbiano impianti».

Versione 1.3 · 15 settembre 2026 — rispetto alla 1.2: l'Allegato A e il §Tracciabilità precisano che i cambiamenti di stato di una segnalazione seguono la conservazione della segnalazione stessa (5 anni), non quella dei registri tecnici — i due non erano la stessa cosa, e il registro tecnico oggi non li registra comunque; e i log applicativi passano da 30 a 14 giorni, la rotazione che il codice applica già.